Wer ausgewählte IT-Leistungen als Managed Services bezieht, gewinnt Zeit für Innovationen und kann Kosten sparen. Aber welche IT-Aufgaben sollten Unternehmen zuerst auslagern?
Drei Viertel der CIOs haben den Auftrag die Digitalisierung auszubauen, so die Studie "IT-Trends 2017" von Capgemini. Weiterhin gehen acht von zehn Befragten davon aus, dass die Digitalisierung das Geschäftsmodell ihrer Branche beeinflusst und disruptive Veränderungen mit sich bringen wird.
In einem „Standard-IT-Budget“ wird der Löwenanteil für den Betrieb (47,3 %), dicht gefolgt von den für Updates, Aktualisierungen und Erweiterungen (24,4%) ausgegeben. Nur 13,5 % stehen für Innovationen zur Verfügung. Weiterhin nehmen die Fachabteilungen Innovationen selbst in die Hand, da hierfür, wie in der Studie dokumentiert, oft kein IT-Budget vorhanden ist oder weil die eigene IT nicht zeitnah liefern kann. In der Folge sind Fachabteilungen oft unzufrieden mit der Geschwindigkeit der IT-Abteilung bei der Umsetzung von Anforderungen. Im schlimmsten Fall hat der Umweg - an der IT vorbei - große Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg.
Managed Services haben das Potenzial, diesen Druck abzubauen. Indem CIOs ausgewählte IT-Leistungen an externe Spezialisten vergeben, verschaffen sie sich den dringend nötigen Freiraum für andere wichtige Themen im Unternehmen - nämlich die Projekte, die aus den Fachabteilungen kommen und das Kerngeschäft der Unternehmen vorantreiben. Außerdem können sie auf diese Weise langfristig Kosten sparen und bekommen mehr Handlungsspielraum.
Dabei stellt sich die Frage: Wie sollte man vorgehen und was kann man als Erstes auslagern?
Infrastruktur als Service beziehen
Der Bereich, der sich am offensichtlichsten für eine Auslagerung eignet, ist die IT-Infrastruktur. Aus wirtschaftlichen Gesichtspunkten lohnt es sich heute für ein Unternehmen kaum noch, in ein eigenes Rechenzentrum zu investieren. Denn Server, Netzwerktechnologie und Storage kann man flexibel und passgenau bei einem Cloud- und Managed-Services-Provider beziehen, gleich im Paket mit den erforderlichen Administrationsdienstleistungen.
Für maximale Sicherheit und Performance stellen gute IT-Anbieter die Systeme in Hochleistungsrechenzentren in Deutschland zur Verfügung. Entscheidend ist: IT-Verantwortliche müssen sich selbst keine Gedanken mehr über die Hardware machen und auch kein Geld für neue Geräte ausgeben. Stattdessen buchen sie einen klar definierten Service. Welche Systeme im Hintergrund arbeiten, ist dafür unerheblich.
Und genau dies ist der springende Punkt sagt Rene Angenheister, Leiter Professional Solutions bei der BLUE Consult: „Es geht nicht mehr darum, die neuesten Server-, Storage- oder Netzwerkkomponenten auszuwählen. Die Produkte verschiedener Hersteller in diesem Bereich unterscheiden sich heute ohnehin nur noch marginal. Im Vordergrund steht die Frage, welche Aufgaben das Datacenter erfüllen soll. Dafür müssen CIOs klare Anforderungen und Services definieren.“
Backup auslagern
Ein Paradebeispiel für einen Managed Service ist das Thema Backup. Im eigenen Rechenzentrum verursachen diese immer größeren Datenvolumina Hardware-Kosten und binden personelle Ressourcen. Denn Unternehmen müssen in Speicherplatz investieren und sich mit rechtlichen Rahmenbedingungen für die Archivierung auseinandersetzen.
Ein Managed-Services-Provider, der Backup für viele Kunden anbietet, hat die nötige Hardware ohnehin zur Verfügung - und kann sie jederzeit bedarfsgerecht skalieren. Damit sparen Unternehmen Anschaffungskosten und gewinnen Flexibilität. Gleichzeitig profitieren sie vom Expertenwissen des Anbieters, der sich mit rechtlichen Vorgaben auskennt und diese nach neuestem Stand umsetzt.
Standardaufgaben abgeben
Prädestiniert für eine Auslagerung an einen externen Dienstleister sind zudem alle Standardaufgaben, die nicht unmittelbar zur Wertschöpfung beitragen und kein unternehmensspezifisches Know-how erfordern. Dazu zählen zum Beispiel die Bereitstellung und Administration des E-Mail-Systems oder der SAP-Basisbetrieb. Beides ist hochstandardisiert und kann hervorragend von einem externen Dienstleister gemanagt werden.
Auch Standardanwendungen für Collaboration, zum Beispiel Office 365, SharePoint oder Skype for Business, muss man nicht selbst betreiben. Sie binden Ressourcen, die man anderweitig einsetzen kann.
Expertenwissen für neue Systeme nutzen
Immer, wenn ein Unternehmen ein neues System einführt oder einen Wechsel von einem System auf ein anderes vollzieht, stellt sich die Frage: Lohnt es sich, dass dafür nötige Know-how im eigenen Haus aufzubauen? Oder ist es rentabler, das Thema direkt an einen externen Spezialisten zu übergeben? In vielen Fällen bietet es sich an, mit einem Managed-Services-Provider zusammenzuarbeiten, zum Beispiel bei der Einführung von SAP HANA oder bei der Migration von Lotus Notes auf Microsoft Exchange. Denn der Dienstleister verfügt über Experten-Know-how, das die eigenen IT-Mitarbeiter erst erwerben müssten. Dadurch sind die neuen Systeme schneller einsatzbereit und produktiv.
Fazit unseres Leiters Managed Services Peter Tucholski: „Sich auf die Kernaufgaben konzentrieren!“
Grundsätzlich eignen sich all diejenigen IT-Aufgaben für eine Auslagerung, die dazu dienen, den Regelbetrieb aufrecht zu erhalten. CIOs sollten Innovationen vorantreiben, die einen Nutzen in Richtung ihrer Kunden bringen. CIOs, die verstehen, dass Digitalisierung kein rein technisches Thema ist, sondern die gesamte Organisation betrifft, werden zukünftig die Nase vorne haben. Laut der bereits erwähnten Studie verzeichneten 70 % der Befragten CIOs, dass die geschäftliche Relevanz der IT in ihrem Unternehmen gestiegen ist. Jetzt gilt es, diese Erkenntnis schnell und agil im Tagesgeschäft umzusetzen.Gerne unterstützen wir Sie bei diesen Aufgaben. Gewohnt kompetent, mit dem nötigen Weitblick und zu jeder Tages- und Nachtzeit.
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